Personalmappen er en sak som omhandler forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Saken inneholder dokumenter som har betydning for den ansattes lønn, ansiennitet, pensjon eller på annen måte innvirker på et arbeidsforhold.  Saksdokumentene knyttes sammen gjennom et felles saksnummer.

Personalmapper en del av kommunens fullelektroniske sentralarkiv.  Saksbehandling i kommunen er elektronisk og all innkommende post på papir skal skannes og all utgående post skal skrives i sak/arkivsystemet Elements

Personalmapper skal bevares elektronisk.

Personalmapper arkiveres i egen arkivdel, Personal. Journalposter skjermes etter off. vurdering fortløpende.

Personalmapper er arkivert på fødselsdato.

Det er kun ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til personalmapper. Her i kommunen er det arkivtjenesten, kommunalleder 1 og enhetsledere har tilgang til personalmapper.

Dokumenter som arkiveres i arkivdelen Personal er kun synlig for de som har tilganger til disse sakene. Sikkerheten er ivaretatt med skjerming, tilgangsstyring og egen arkivdel.

Alle ansatte kan be om å få se sin personalmappe. Alle ledere kan be om å få se personalmapper for sine ansatte.

Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og kan inneholde følgende dokumenter:

- Ansettelsesvedtak

- Midlertidig tilsetting (tillegg til fast stilling)

- Undertegnet arbeidsavtale

- Taushetserklæring

- Stillingsbeskrivelse

- Skjema prøvetidsoppfølging

- Dokumenter vedrørende ansiennitets- og lønnsplassering

- Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap

- Dokumenter vedrørende evt. særavtaler, godtgjørelser, stipend

- Annen korrespondanse som berører arbeidsforholdet

- Tildelte hederstegn framgår i kommentarfelt

- Permisjonssøknader

            - annen stilling

            - svangerskap og adopsjon

            - attføring og rehabilitering

            - studiepermisjon

            - rekreasjon/hvileår

-       dokumenter om kortvarige permisjoner uten ansiennitetstap (f.eks. velferdspermisjoner)

- Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring

- Advarsel

- Pensjon

- Seniorpolitiske tiltak

- Tjenestebekreftelse

- Kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse

- Kopi av sluttattest

- Kopi av sluttsamtale

- Disiplinærsak

- For vikarer som får fast ansettelse legges arbeidsavtaler o.l. i personalmappen

Politiattest forevises og enhetsleder skriver en kommentar i personalmappen på at politiattesten er forevist.

Dokumenter fra bedriftshelsetjenesten som gjelder en enkelt person, skannes inn på personalmappen.

Datatilsynets sider om personalmappe om hva som kan lagres, hvor lenge og hvorfor se http://www.datatilsynet.no/Sektor/Arbeidsliv/Personalmappe/

Eksempler på dokumentasjon som ikke skal lagres i personalmappen:

-       Dokumenter om tjenestereiser, reiseforskudd

-       Egenmeldinger og sykemeldinger

-       Lønnsutbetaling, kopi av lønnsslipper, lønns- og trekkoppgaver

-       Underbilag til lønn, timelister, overtidslister, fraværslister