Rutiner - generelt

Rutinedelen er inndelt i fire underkategorier. Disse er:

Daglige rutiner: Beskriver den daglige postgangen i organisasjonen, fra post kommer inn, til den blir behandlet og deretter ekspedert.

Periodiske rutiner: Beskriver rutiner som ikke blir utført daglig, men periodevis. Det vil f.eks vere rutiner som periodisering, arkivavgrensing, restanseoppfølging o.l.

Spesialrutiner: Beskriver tiltak for særskilte hendelser, f.eks ved brann, oversvømmelse, soppangrep o.l. samt rutiner som gjelder spesielle arkivdeler.

Kvalitetssikring: Har som hovedfunksjon å automatisere og dokumentere ulike kvalitetssikringsoppgaver i organisasjonen.

Forskjellen på regler - etter emne og rutiner/prosedyrer: Regler sier noe om hva du skal/ikke skal gjøre og rutiner/prosedyrer forteller hvordan du utfører oppgavene.

Arkivtjenestens ansvar for rutiner

Arkivleder har ansvar for å oppdatere :

• rutiner i arkivplanen
• brukerveiledninger for sak-/arkivsystemet

Postmottak

Herøy kommune har et felles postmottak/arkiv

Det betyr at arkivet skanner og registrerer arkivverdig post som skal til ytre enheter i ESA. Dersom ytre enheter mottar post direkte skal ytre enhet selv skanne posten og registrere den i ESA. Når ytre enhet oppretter ny sak eller journalpost, skal det gjøres elektronisk, i ESA.

Hvis e-post blir ettersendt i original fra avsender, skal dette dokumentet erstatte tidligere innskannet dokument.

Innboksen på postmottaket 

  må sjekkes av arkivpersonalet — minimum 2 ganger daglig.

• E-post med elektroniske vedlegg skal gjennomgås og vurderes på lik linje med papirbasert post som kommer inn til Herøy kommune.

• E-post som ikke er saksdokument videresendes til leder/saksbehandler

• Arkivverdig og journalpliktig e-post registreres og fordeles i ESA.

• E-post som kommer inn til postmottakene må ikke slettes fra postmottakets postkasse før den er gjennomgått mht journalføring og arkivering og fordelt elektronisk til rette vedkommende.

E-post direkte adressert til ansattes e-postadresse

• Dersom ansatte mottar joumalpliktig e-post (saksdokument) i sin innkurv, skal saksbehandler selv sørge for joumalføring i ESA og arkivering.
• Grafikk, tekst, lyd og bilder som er beskyttet etter åndsverkloven og som mottas med e-post må ikke gjenbrukes, gjøres tilgjengelig eller bearbeides på måter som kan krenke opphavsmannens rettigheter.

Mottak av elektroniske skjema

Så langt det er hensiktsmessig skal elektroniske skjema bli mottatt i e-postmottaket post Herøy

Elektroniske skjema journalføres av arkivet.